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Indemnités forfaitaires : La solution pour vos recouvrements ?

Le recouvrement d'impayés n’est pas toujours chose facile. Bien entendu, dans la plupart des cas il s’agit d’un oubli ou d’une incompréhension de bonne foi, mais il peut arriver que cela traîne en longueur pendant des mois voire des années. Heureusement, la loi prévoit certaines mesures pour diminuer ces risques. Les indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement en font partie. De quoi s‘agit-il ? Quelles en sont les conditions ? Comment mettre tout cela en œuvre ? Quels en sont les avantages et inconvénients ? Voyons cela ensemble !

Marie-Virginie

Indemnité forfaitaire pour recouvrements

L’indemnité forfaitaire pour recouvrement, c’est quoi ?

Définition et principe de l’indemnité forfaitaire

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est un ajout relativement récent au corpus légal puisqu’elle apparaît dans le décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012, entré en vigueur au 1er janvier 2013. Ce décret fixe le montant mais l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est quant à elle prévue par l’article L.441-6 du code de commerce.

Elle constitue pour le client professionnel une première mesure dissuasive contre le retard de paiement. On parle de première mesure car peuvent également s’ajouter, par des procédures distinctes, la demande de pénalités de retard et le recouvrement des impayés.  

C’est aussi pour le professionnel créancier une mesure permettant de couvrir les frais professionnels et administratifs engagés suite au retard de paiement.

Une situation de retard de paiement survient dès le dépassement de la date limite (échéance) du délai de paiement. En règle générale, le délai de paiement est par défaut de 30 jours à partir de la livraison du ou des biens ou de l’exécution de la prestation de service.

Ce délai varie en fonction :  

  • de la nature des biens/de la prestation ;
  • de ce qui est inscrit aux conditions générales de vente (CGV).

On peut alors trouver :  

  • des paiements sans délai (paiement comptant) ;
  • des délais de 45 ou 60 jours à compter de l’émission de la facture.

Indemnités pour frais de recouvrement : Où les indiquer ?

Pour être exigibles, les indemnités forfaitaires de recouvrement doivent obligatoirement faire l’objet d’une mention dans deux documents (mais pas dans le contrat) : dans les CGV et les factures.

D’après l’article L441-6 du code de commerce, pour toute absence de mention des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire de frais de recouvrement dans les CGV ou dans une facture, l’entreprise s’expose à une amende administrative par la DGCCRF d’un montant de :  

  • 75 000 euros (maximum) pour une personne physique (entreprise individuelle) et 150 000 euros si récidive dans les 2 ans qui suivent la condamnation définitive ;
  • 375 000 euros (maximum) pour une personne morale (société) et 750 000 euros si récidive dans les 2 ans après la condamnation définitive.
indication des indemnités pour frais de recouvrement

Les Conditions Générales de Vente (CGV)

Si la mention des indemnités forfaitaires de recouvrement est légalement obligatoire, il n’existe pas d’intitulé exact.  

Cela dit la DGCCRF (direction générale de la concurrence de la consommation et de la répression des fraudes) précise que la mention doit explicitement faire figurer deux éléments :

  • l’objet de l’indemnité (frais de recouvrement).
  • le montant (40 euros).

Par exemple : En vertu du code de commerce, articles L441-1 et L 441-10, tout dépassement du délai de paiement entraîne, en plus des pénalités de retard, l’obligation pour le débiteur de payer au créancier une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros.

En complément de cette mention, il est possible que les CGV prévoient une indemnité complémentaire si les frais de recouvrement dépassaient le montant de l’indemnité forfaitaire de 40 euros (sur base d’une pièce justificative).

Les factures

De la même manière que les CGV, tout document de facture professionnelle doit obligatoirement comporter la mention de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros en cas de retard de paiement.

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Quelles sont les conditions pour appliquer l’indemnité forfaitaire pour recouvrement ?

Conditions d’application et déroulement de l’indemnité forfaitaire

Premier critère d’application : la période d’exigibilité. L’indemnité forfaitaire de 40 euros ne peut être exigée par le créancier que pour une facture dont le délai de paiement est dépassé et pour une période allant jusqu’à 5 ans après la date de dépassement de ce délai de paiement.  

Par exemple, une facture arrive à échéance (fin du délai de paiement) au 15 janvier 2024, vous êtes alors en droit de demander une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement du 16 janvier 2024 au 15 janvier 2029.

Cette mesure est applicable de plein droit, c'est-à-dire, automatiquement dès le début de la période d’exigibilité et sans besoin d’une quelconque décision du tribunal de commerce.

Précision importante : l’indemnité est forfaitaire, ce qui signifie que le montant de l’indemnité est fixé à 40 euros, indépendamment de la valeur des marchandises ou des prestations facturées. Ceci dit une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement peut être exigée pour chaque facture dépassant le délai de paiement.

Nous avons déjà parlé des obligations de mention dans les CGV et les factures mais il est utile de souligner le fait que la mesure des indemnités forfaitaires de recouvrement n’est applicable que dans le cadre de créances commerciales professionnelles. À savoir, d’entreprise à entreprise. Dans une situation de commerce avec un particulier, le dispositif n’existe pas.

Il existe une série de critères d’exclusion pour lesquels l’indemnité n’est pas due ; si le débiteur est en procédure de :  

  • sauvegarde,  
  • redressement judiciaire,
  • liquidation judiciaire.
fiscalité et comptabilité indemnités forfaitaires

D’un point de vue comptable et fiscal, l’indemnité forfaitaire de recouvrement n’est pas assujettie à la TVA mais demeure imposable. Elle est rattachée à l’exercice fiscal de son paiement ou de son encaissement.  

La demande de paiement d’indemnité forfaitaire de recouvrement prend la forme d’un courrier recommandé accompagné d’un accusé de réception (mais l’absence de ce dernier n’invalide pas la procédure).

Enfin dernier point : l’indemnité forfaitaire n’est pas incluse dans le calcul des pénalités de retard. Ce sont deux mesures bien distinctes.

Meilleures pratiques pour faciliter la procédure d’indemnité forfaitaire

Les quelques conseils qui suivent vous aideront à anticiper le processus lié aux indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement.

Tout d’abord, si vous avez l’habitude de commercer avec des particuliers aussi bien qu’avec des professionnels, il est vivement conseillé d’avoir un modèle de facture distinct pour chacune de ces clientèles. En effet, les mentions obligatoires ne sont pas les mêmes et l’absence de certaines d’entre elles peut conduire à de très lourdes sanctions sous la forme d’amendes administratives, comme nous avons pu le constater pour les indemnités forfaitaires de recouvrement.

Conseil plus général, pensez bien à conserver toutes les pièces justificatives. Elles vous serviront :  

  • à prouver que vos frais de recouvrement dépassent 40 euros, ce qui vous donne droit à des indemnités supplémentaires (si elles sont prévues dans vos CGV) ;
  • à prouver que vous avez bien notifié votre débiteur du fait qu’il vous devait une indemnité forfaitaire de 40 euros, nécessaire en cas de litige.

Il peut s’agir autant des factures que de tout courrier de demande ou de relance que de toute preuve de dépense pour les frais de recouvrement (documents de facturation auprès des instances judiciaires). Un exemplaire daté de vos CGV peut également faire office de justificatif.

Même si en termes de prérequis de procédure un simple courrier suffit, il vaut tout de même mieux prendre soin de bien envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception, là aussi afin de constituer une preuve en cas de litige.

Les avantages et les inconvénients des indemnités forfaitaires

Avantages des indemnités forfaitaires

Le principal avantage de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est que c’est une procédure simple et facile à mettre en œuvre puisqu'elle est de plein droit dès la fin du délai de paiement et ne requiert qu’un courrier de demande. C’est en tous cas plus direct que de passer par l’affacturage.

Ensuite, comme on l’a déjà évoqué, c’est une mesure dissuasive qui permet de protéger dans une certaine mesure vos intérêts financiers et en particulier la prévisibilité de vos rentrées d'argent puisque les risques de retards de paiement sont ainsi diminués.

En outre, via les mentions, la mesure prend un caractère formel, rigoureux et professionnel, ce qui ajoute encore à son effet dissuasif.

Inconvénients des indemnités forfaitaires

Côté inconvénients, le plus évident est le montant de l’indemnité forfaitaire : 40 euros sans évolution depuis plus de 10 ans, c’est assez peu. D’autant plus si on prend en compte le fait que la mesure n’est applicable qu’aux relations commerciales professionnelles, qui engagent la plupart du temps des sommes autrement plus conséquentes.  

Bien sûr, cela représente 40 euros par facture et la démarche est simple mais les risques de contestation sont assez élevés. Une contestation entraîne une procédure de justice ce qui prend, comme chacun sait, du temps. Sans oublier le fait que les critères d’exclusion viennent limiter encore plus le champ d’application. L‘indemnité forfaitaire de recouvrement n’est donc pas adaptée à tous les types de créances.

Malgré des limites évidentes, l'indemnité forfaitaire pour recouvrement peut se révéler être un atout intéressant contre les risques de retard de paiement. Cela permet une compensation équitable tout en incitant au paiement diligent. Toutefois, un équilibre est crucial, une rigueur excessive pouvant nuire aux relations clients.

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À retenir : Indemnisation forfaitaire et frais professionnels

Comment faire la comptabilisation de l’indemnité forfaitaire de 40 euros ?

Pas besoin d’émettre de facturation mais le paiement de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement doit être comptabilisé pour le débiteur soit en tant que “Charges financières (compte 6681) : Intérêts des dettes commerciales” ; soit en tant que “Charges exceptionnelles (compte 6711) : Pénalités sur marchés”. Pour le créancier on crédite soit le compte 7711 ou soit le compte 7631.

Qui paie l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement ?

C’est l’entreprise (un particulier n’est jamais concerné par cette mesure légale) cliente ayant dépassé le délai de paiement d’une facture. Si l’entreprise créancière émettrice de la facture impayée ou payée en retard en fait la demande, l’entreprise débitrice est alors dans l’obligation de payer cette indemnité forfaitaire d’un montant de 40 euros.

Quelle différence entre indemnité forfaitaire de recouvrement et pénalités de retard ?

Les deux sont des sanctions visant à lutter contre les retards de paiement. Les pénalités de retard sont applicables tant aux particuliers qu’aux professionnels tandis que l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement n’est applicable qu’aux seconds. Les pénalités de retard se calculent indépendamment en fonction d’un taux déterminé dans les CGV. L’indemnité forfaitaire est toujours de 40 euros quelle que soit la facture dont le délai de paiement est dépassé.

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